小剧场(第二季)| 外服HCM SaaS(二)

 

前情回顾

 

上两周,小美在Jack的带领下,完成了项目启动会,双方共同确定了项目最终的效果,落实了具体项目工作,还约定之后定期召开讨论会。

 

这次就是项目启动会后的第一次讨论会。

 

看看他们都讨论了些什么吧!

 

在召开本次讨论会之前,Jack就已经细心地将大致会议内容发送了邮件,同时,还发送了需求调研的问卷,这份问卷是外服实施团队结合多年经验制作出的适合大部分企业的问卷,里面有着较为规范的框架结构,及较为完整的需求类型,提前发送问卷就是希望能在调研会之前根据小美的填写,大致罗列出能够改进的几个方面,从而提高调研会的效率。小美根据问卷先填写了相关内容并回复给了Jack,也稍微准备了一些材料。

 

正巧,前两天,Bill为她招了一位助理——小玲。小玲虽然是科班出身,但毕竟每家公司的流程都不太一样,还需要一些时间才能上手。

 

关键人物名片

姓名:小玲

性别:

简介:人力资源专业研究生,有较为扎实的理论知识,并曾在多家公司实习,深知传统管理模式及其优缺点。善于思考,思维活跃,沟通能力强。

 

 

这些天,小美既要处理日常的事务性工作,还要适时辅导小玲,又偏不巧快到发薪日,小美忙得晕乎乎的。看到Jack发的邮件中说此次讨论会主要是梳理整个工作流程,并且看看有哪些环节可以改善,小美突然就想到,这不正是一个让小玲快速掌握公司流程的好机会嘛!于是,和Bill商量后,便让小玲加入了项目组。

 

而小玲,听到这个消息更是非常地惊喜,之前就一直想参与到HR信息化建设的项目中,这次一定要好好把握机会。

 

周二早上,Jack来到小美的公司会议室,准时开始了需求调研会。

 

首先是整个业务逻辑,从员工入职到平时的考勤、休请假、薪酬计算、报表输出,在Jack的引导下,小美有条不紊地回忆了一遍,小玲虽在旁边做着记录,但活跃的思维让她在一些觉得有改进的地方做上了小标记。

 

第二步,就是将每个环节再进行流程的扩充,越详细越好,例如入职环节需要填写哪些表格,需要入职者提供哪些证件,公司会发那些邮件给到入职者……当这些内容一点点被记录下来才发现有很多重复性工作,不仅累了HR,也降低了员工体验度。于是,Jack凭借着之前的项目经验提出了改进调整方案,小玲也在其中提出了新颖的解决方法,让小美眼前一亮。

 

第三步,就是确定了在下一次讨论会开始前,需要完成的工作,例如小美需要提供哪些资料,Jack需要整理反馈哪些具体数据……

 

经过一个早上的需求调研会,会议室的白板上被写上了密密麻麻的内容,小美也突然意识到,自己这样完整梳理流程还是在一开始刚进入公司的时候,当时前一任的同事为了让小美能迅速上手就口头说了一两遍,小美虽在笔记本上记录了大部分,但当她还想仔细梳理的时候,那位同事已经离职了,小美也因为繁忙的工作中断了计划,这次需求调研让她终于能够完成搁浅已久的工作。

 

小玲是个聪明的女生,通过刚才的几步就迅速掌握了大部分的公司现有工作流程,而作为新入职的员工,有时更能看出流程中的小问题,但小玲是个严谨的人,她希望先听听Jack的意见后再决定是否提出。

 

需求调研的几种方法:
  • 观察法:亲自去现场看客户是怎么工作的。

  • 体验法:亲自到相关部门去顶岗,做一段时间的业务工作,有了亲身体验自然更容易理解这个岗位的工作。

  • 问卷调查法:通过编写调查问卷收集需求。通过调查问卷进行需求收集是个效率非常高的方法。

  • 访谈法:通过交谈的方式获取需求。需求调研最常见的入手方式是访谈,用得最多的也是访谈。

  • 单据分析法:分析用户当前使用的纸质或电子单据,通过研究这些单据所承载的信息,分析其产生、流动的方式,从而熟悉业务,挖掘需求。

 

  • 报表分析法:通过分析用户使用的报表获取需求。报表是根据一定的规则对批量数据进行检索、统计、汇总,是一个信息加工、分析的过程。分析好现在使用的这些报表,可以深入到管理者的管理神经,弄清楚当前公司管理者感兴趣的信息,最终给各级管理者带来真正的价值。报表是一个信息系统的集大成者,提前做好报表分析,可以加深理解管理脉络,理解信息系统的最终需求。

 

 

  • 需求调研会法:召集相关人员开会了解需求。

 

针对小美公司现有的流程,

Jack会有什么小建议呢?

记得一定要看下一期的干货哦!

 

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